หลุมพรางการตรวจประเมิน

เราสามารถหลีกลี่ยงหลุมพรางต่างๆได้ด้วยกลวิธีต่างๆที่สามารถประยุกต์ ใช้ได้อย่างมีประสิทธิผล

1. ไม่เข้าใจในกระบวนการที่ตรวจประเมิน

• หากผู้ตรวจประเมินไม่เข้าใจว่ากระบวนการนั้นทำอะไร มีขั้นตอนหลักที่สำคัญอะไรบ้าง ผู้ตรวจประเมินก็อาจจะไม่ได้ตรวจในประเด็นสำคัญ และอาจใช้เวลาส่วนใหญ่กับประเด็นปลีกย่อยซึ่งอาจนำไปสู่การตรวจพบ NC ที่ไม่ก่อให้ประโยชน์กับองค์กรมากนัก

2. ไม่มีความรู้ในผลิตภัณฑ์นั้น

• ผู้ตรวจประเมินที่ไม่มีความรู้ในผลิตภัณฑ์ จะไม่ทราบว่าคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์ที่สำคัญคืออะไร และกระบวนการผลิตที่สำคัญคือกระบวนการใด ทำให้ผู้ตรวจประเมินไม่ได้มุ่งเน้นไปที่คุณลักษณะที่สำคัญของผลิตภัณฑ์ในเวลาที่จำกัดของการตรวจประเมินในแต่ละครั้ง • ในบางครั้งผู้ตรวจประเมินอาจทราบถึงคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์ที่สำคัญจาก Control Plan แต่อย่างไรก็ตามหากผู้ตรวจประเมินไม่มีความรู้ในผลิตภัณฑ์นั้นก็ไม่อาจจะตรวจสอบในรายละเอียดได้ เช่น ใน Control Plan ระบุไว้ว่าจุดสำคัญคือ Lead Coplanarity หากผู้ตรวจประเมินไม่ทราบว่ามันคืออะไรก็ไม่สามารถตรวจประเมินในรายละเอียดได้

3. ไม่ได้เตรียมข้อมูลก่อนการตรวจ

• จากข้อ 1 และ ข้อ 2 จะพบว่าหากผู้ตรวจประเมินไม่ได้เตรียมตัวทำการบ้านก่อนการตรวจก็จะทำให้ตกหลุมพรางได้ นอกจากนี้แล้วการไม่ศึกษาข้อมูลขององค์กร เช่น ข้อมูล KPI ตามที่ IATF กำหนดไว้ว่าผู้ตรวจประเมิน TS จะต้องทบทวนก่อนการวางแผนการตรวจประเมิน ก็จะทำให้ผู้ตรวจประเมินไม่ทราบสถานะและจุดอ่อนขององค์กรที่ผู้ตรวจประเมินจะได้มุ่งเน้นเพื่อการตรวจประเมินที่เป็นประโยชน์สูงสุดกับองค์กร

4. ตรวจเพียงผิวเผิน เพียงดูว่ามีเอกสารหรือไม่

• หลุมพรางนี้มักพบกับการตรวจประเมินภายใน และมักเกิดกับผู้ตรวจประเมินที่ยังไม่มีประสบการณ์มากนัก การตรวจประเมินไม่ใช่เพียงการตรวจว่ามีเอกสารหรือไม่ แต่ควรจะตรวจด้วยว่าเอกสารนั้นได้ทำอย่างถูกต้องและนำไปใช้อย่างมีประสิทธิผลหรือไม่

5. ไม่มีเวลาเพียงพอ

• การตรวจประเมินภายในอาจไม่พบกับหลุมพรางนี้เนื่องจากไม่มีข้อจำกัดในเรื่องของระยะเวลาซึ่งต่างจากการตรวจประเมินโดย CB หากผู้ตรวจประเมินไม่สามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ก็จะข้ามประเด็นสำคัญหรือไม่สามารถตรวจประเมินเชิงลึกได้ ทำให้ตกหลุมพรางในข้อ 4 อีกด้วย

6. ไม่กล้าระบุว่าเป็น NC เมื่อตรวจพบ

• อาจเป็นเพราะผู้ตรวจประเมินไม่มั่นใจว่าผิดข้อกำหนดหรือไม่ หรือไม่อยากขัดแย้งกับผู้รับการตรวจ ซึ่งสิ่งเหล่านี้ไม่เป็นผลดีกับองค์กร ทำให้องค์กรขาดโอกาสในการปรับปรุงรวมทั้งไม่อาจทราบถึงระดับความสอดคล้องของระบบคุณภาพขององค์กรอย่างแท้จริง

7. ด่วนสรุปโดยไม่มีหลักฐานเพียงพอ

• ตัวอย่างเช่น การไม่มี Approved Supplier List มีโอกาสที่จะสั่งซื้อวัตถุดิบจาก Supplier ที่ไม่ได้รับการอนุมัติ ทำให้ผู้ตรวจประเมินด่วนสรุปว่า องค์กรไม่ได้จัดทำ Approved Supplier List ทำให้มีการซื้อวัตถุดิบจาก Supplier ที่ไม่ได้รับการอนุมัติ ซึ่งเป็นการด่วนสรุปโดยไม่มีหลักฐานว่ามีการสั่งซื้อวัตถุดิบจาก Supplier ที่ไม่ได้รับการอนุมัติจริง ในกรณีนี้ผู้ตรวจประเมินควรสุ่มตรวจว่ามีการสั่งซื้อวัตถุดิบจาก Supplier ที่ไม่ได้รับการอนุมัติจริงหรือไม่

8. ขาดการวิเคราะห์และเชื่อมโยงข้อมูล

• ผู้ตรวจประเมินจะได้รับข้อมูลมากมายในระหว่างการตรวจ จึงจำเป็นจะต้องวิเคราะห์และเชื่อมโยงข้อมูลต่างๆเข้าด้วยกันเพื่อประเมินประสิทธิผลของกระบวนการและความสัมพันธ์ของกระบวนการต่างๆ เช่น ในระหว่างการตรวจประเมินกระบวนการตรวจรับวัตถุดิบ ผู้ตรวจประเมินได้รับทราบข้อมูลว่ามีวัตถุดิบไม่ได้คุณภาพจำนวนมากส่งมาจากผู้ส่งมอบ ABC แต่เมื่อไปตรวจที่กระบวนการประเมินผู้ส่งมอบพบว่า ผู้ส่งมอบ ABC มีคะแนนเต็มจากการประเมิน หากผู้ตรวจประเมินไม่มีการเชื่อมโยงข้อมูลที่ได้รับมาจากการตรวจกระบวนการก่อนหน้านี้ก็อาจจะไม่พบความผิดปกติที่เกิดขึ้น

9. ไม่รับฟังคำอธิบายของผู้ถูกตรวจ

• การนำระบบคุณภาพมาประยุกต์ใช้ในแต่ละองค์กรมีความแตกต่างกันไม่มากก็น้อย บางครั้งผู้ตรวจประเมินอาจทึกทักเอาเองว่าระบบคงเป็นเหมือนองค์กรอื่นทั่วๆไปทีเคยตรวจมา ผู้ตรวจประเมินที่ไม่รับฟังคำอธิบายของผู้ถูกตรวจจะปิดโอกาสในการทำความเข้าใจในระบบขององค์กร และนำไปสู่หลุมพรางต่างๆที่กล่าวมาข้างต้น

10. ปิด NC โดยไม่มีการทวนสอบการแก้ไขข้อบกพร่อง

• ขั้นตอนหนึ่งที่สำคัญในหลังจากการตรวจคือ ผู้ตรวจประเมินจะต้องทำการปิด NC โดยทวนสอบตั้งแต่สาเหตุ การแก้ไข การแก้ไขเชิงป้องกัน การขยายผล หากผู้ตรวจประเมินทำการปิด NC โดยละเลยที่จะทบทวนประสิทธิผลของการแก้ไขว่าสามารถกำจัดสาเหตุหรือป้องกันการเกิดซ้ำได้หรือไม่ ก็จะเป็นการสูญเปล่าของกระบวนการตรวจประเมินทั้งหมดโดยสิ้นเชิง

เราสามารถหลีกลี่ยงหลุมพรางต่างๆได้ด้วยกลวิธีต่างๆที่สามารถประยุกต์ใช้ได้อย่างมีประสิทธิผล ติดตามรายละเอียดได้จากการสัมมนาของ STEMMA